W pracy freelancera (zresztą jak w każdej innej) ważną umiejętnością jest organizacja pracy. Zakładając dzienny 8-godzinny tryb pracy, można ten czas dobrze wykorzystać, jak również “przebimbać” i zostać na koniec dnia z nieskończoną listą TODO. Sam sobie odpowiedz co lepsze? Dzień zakończony z wykreśloną listą i spokojną głową czy piętrzące się zadania na kolejne dni?
W pracy na etacie ktoś dba, aby Ci pracy nie brakowało i dostajesz zadania do wykonania. W pracy na “swoim” sam sobie musisz organizować pracę i tak zaplanować dzień, aby dokończyć tematy.
W pracy na etacie zadania przeważnie dostarczane są dla pracowników w postaci e-maila. W większych organizacjach używane są różnego rodzaju systemy zarządzania zadaniami. Ty jako “one man army” sam sobie musisz zbudować system, który najlepiej sprawdzi się w Twojej działalności. Na szczęście dostęp do narzędzi jest ogromny i często darmowy. Pozostaje kwestia ich sprawdzenia i wybrania najwygodniejszego, spełniającego Twoje wymagania.
Testowałem wiele rozwiązań od 2016 roku. Od planerów papierowych, segregatorów, własnych kartek projektowych po różne aplikacje. Dzisiaj przedstawiam cztery sprawdzone narzędzia do organizacji pracy, które stosuje już od dłuższego czasu i na ten moment sprawdzają się idealnie. Mam nadzieję, że ten wpis będzie inspiracją i wybrane narzędzia pomogą Ci dobrze zaplanować dzień i lepiej organizować pracę. Pamiętaj, że to Ty musisz dopasować rozwiązanie do swoich potrzeb i specyfiki pracy.
Todoist – lista zadań do zrobienia
Nie będę skupiał się na opisie aplikacji. Strona producenta bardzo dobrze opisuje wszystkie funkcje, jest dobrze udokumentowana i ma wiele szablonów do wykorzystania. Istnieje wiele alternatyw, ale todoist cechuję prostota użytkowania, interfejs oraz szybkość zarządzania zadaniami. Jest wersja darmowa, ale ja używam wersji płatnej (koszt ~160zł rocznie)
Mój przypadek zastosowania:
Każde zadanie czy projekt, które wpada do mnie od Klientów, od razu umieszczam w aplikacji. Jeżeli jest to małe zadanie, to wpisuje krótki opis (co do zrobienia, uwagi, koszt) i przybliżoną datę wykonania oraz ustalam priorytet (według koloru). Zadanie mogę przypisać do konkretnego Klienta albo do projektu. Jeżeli jest to większy projekt to poświęcam trochę więcej czasu i staram się go rozbić na pod-zadania.
Do todoista wrzucam też wszelkie zadania powtarzalne takie jak płatności, spotkania, aktywności itp. Takie zadania mogę ustawić z flagą “powtarzaj co”, dzięki czemu po wykonaniu automatycznie pojawią się w następnym dniu/miesiącu. Nie muszę pamiętać o ich ponownym tworzeniu. Oczywiście jest opcja współpracy, gdzie razem można pracować nad zadaniami, przydzielać je do odpowiednich osób itp.
Todoist wykorzystywałem nawet do planowania własnego wesela. Żona była bardzo zadowolona z efektów pracy i znikających tematów do zrobienia 🙂 Moja ocena 10/10
Organizacja pracy z pomocą Pomodoro
Nawet najlepsze narzędzia bez odpowiedniego sposobu pracy nic nie pomogą. Zadanie w aplikacji czy zapisane na kartce papieru samo się nie zrobi. Moim sposobem pracy jest lekko zmodyfikowana technika pomodoro, czyli praca w 45-minutowych blokach czasowych. O pomodoro nie będę się rozpisywał, bo moim zdaniem temat wyczerpany.
Mój przypadek zastosowania:
Z todoista wybieram zadania do wykonania, najlepiej zaczynać od najtrudniejszego w danym dniu albo od tego z najwyższym priorytetem. Wykonanie takiego zadania będzie powodowało satysfakcję i napływ dodatkowej energii do działania. Następnie odpalam mój fizyczny stoper/timer (opis w kolejnym punkcie) i ustawiam go na 45 minut.
Po upływie 45-minut robię przerwę 5 minut i wracam do kolejnego bloku czasowego. Przerwa ta powinna zostać wykorzystana w miarę aktywnie do zrobienia kroków/rozciągnięcia/dotlenienia/itp. Po powrocie wracam do kolejnego bloku czasowego. I robię tak aż 4 razy. Po czwartym bloku czasowym robię dłuższą przerwę 10-20 minut. Po dłuższej przerwie znowu wracam do bloków czasowych.
Do zastosowania tej metody zainspirowała mnie przypowieść o drwalach i ostrzeniu siekiery. Pomodoro w połączeniu ze strategią “dziel i zwyciężaj “ daje naprawdę efektywny sposób pracy. W moim przypadku taki blok czasowy sprawdza się najlepiej i daje łącznie 6 godzin dobrze wykonanej pracy. Jeżeli w danym dniu jest więcej pracy i zadań, nic nie stoi na przeszkodzie, aby ten blok kontynuować. Sprawdź u siebie jaki blok czasowy najlepiej będzie Ci odpowiadał. Nie ma tutaj żadnej reguły — eksperymentuj, testuj i dostosuj narzędzie do swojego trybu pracy.
Timer baseus – fizyczny timer/stoper
Istnieje wiele aplikacji typu time tracker, stoper, licznik itp. Można skorzystać z dodatku czy widgetu do przeglądarki. Ja zdecydowałem się na fizyczne urządzenie. Stoper fizyczny to prostota, łatwość użytkowania i brak konieczność sięgania po telefon i aplikację, co często może niestety rozpraszać.
Licznik baseus ma dwie funkcje. Pierwszą z nich (i najczęściej używaną) jest odliczanie bloków czasowych po 45 minut. Ustawiam sobie pokrętłem blok czasowy i rozpoczyna się odliczanie. Po wyznaczonym czasie timer sygnalizuje upływ czasu. Automatycznie też pamięta ostatnio ustawiony czas.
Druga funkcja to po prostu licznik czasu. Można go używać do zliczania czasu potrzebnego do wykonania zadania. Dobrze się sprawdza, gdy rozliczamy się z Klientem godzinowo. Podczas pracy nad zadaniem jest możliwość pauzowania na czas przerwy i kontynuowanie od ostatniego momentu. Do tego typu zadań raczej polecam kolejne opisane narzędzie, czyli Clockify.
Clockify – panowanie nad czasem i rozliczeniami z Klientem
Ostatnim narzędziem jest kombajn o przyjemnej nazwie Clockify. Jest to prosty (i darmowy) tracker do codziennych zadań. Dzięki niemu dokładnie wiem, ile czasu zajmuje dane zadanie czy projekt. Początkowo trakowanie zadań może wydawać się bezsensowne (bo przecież, wiem ile co zajmuje), ale kilka dni pracy w clockify pokazuje, jak bardzo możemy się mylić. Rozpoczęcie pracy wymaga ustawienia klientów, tagów oraz kategorii. Dzięki temu usprawnimy pracę z zadaniami i większość akcji będzie wykonywać się automatycznie. Poprawne wstępne ustawienia pozowolą w przyszłości generować szczegółowe raporty dla nas, jak również Klientów.
Mój przypadek zastosowania:
Kiedy rozpoczynam pracę nad nowym zadaniem, przechodzę do zakładki, gdzie jest uruchomiona aplikacja Clockify (mam ją na stałe otwartą w chrome). Od razu wpisuję nazwe zadania i oznaczam odpowiednimi kategoriami (Klient: XYZ, tag/kategoria: moderacja strony internetowej). Rozpoczyna się odliczanie czasu dla zadania. Clockify można zintegrować z todois. Dzięki temu nie trzeba przepisywać zadań ponownie do nowego okienka.
Kiedy idę na przerwę lub kończę zadanie, używam przycisku stop. Traker zatrzymuje naliczanie czasu. Jeżeli po przerwie wracam do zadania, po prostu wciskam przycisk start. Aplikacja kontynuuje odliczanie czasu. Jeżeli rozpoczynam nowe zadanie, po prostu wpisuję nową nazwę zadania i ustawiam odpowiednie tagi. Proces rozpoczyna się od nowa.
Trakowanie zadań pozowliło mi na większą analizę czasu poświecanego dla Klientów. To działa obustronnie – ja wiem, ile czasu dokładnie zajęło dane zadanie, Klient widzi i wie dlaczego dany projekt został na tyle wyceniony.
